👩‍🏫

Professionele gespreksdocumentatie

Maak nauwkeurige verslagen van oudergesprekken – met toestemming

Waarom docenten Transkript gebruiken

Oudergesprekken en tienminutengesprekken zijn belangrijk maar vervagen vaak in de herinnering na een lange avond met veel gesprekken achter elkaar. Belangrijke details, afgesproken acties en specifieke zorgen kunnen worden vergeten of verkeerd herinnerd.

Transkript helpt je nauwkeurige en professionele documentatie te maken van deze belangrijke gesprekken – uiteraard alleen met juiste toestemming. Alles blijft op je apparaat, waardoor zowel jouw privacy als die van de families beschermd wordt.

⚠️ Toestemming is essentieel

Neem nooit op zonder expliciete toestemming. Vóór elk gesprek:

  • Vraag de ouders direct: "Zou u het erg vinden als ik ons gesprek opneem zodat ik nauwkeurige notities kan maken?"
  • Leg het doel uit: "Ik transcribeer het om een samenvatting te maken van wat we besproken hebben"
  • Bied aan te delen: "Ik stuur u graag zowel de opname als de samenvatting achteraf"
  • Respecteer weigering: Als ze weigeren, maak dan handgeschreven notities
  • Verwijder op verzoek: Verwijder opnames direct als daarom gevraagd wordt

Stap-voor-stap handleiding

  1. Vraag expliciete toestemming vóór het gesprek
    "Ik zou graag ons gesprek opnemen om nauwkeurige notities te kunnen maken. Is dat goed? Ik stuur u de samenvatting achteraf toe."
  2. Neem op met Dictafoon
    Leg je telefoon op tafel. De zichtbare opname-herinnering helpt de transparantie gedurende het hele gesprek te behouden.
  3. Na het gesprek: Deel naar Transkript
    In Dictafoon tik op Deel → Transkript. Alles wordt op je apparaat verwerkt – geen cloud upload.
  4. Genereer een professionele samenvatting
    Gebruik de Samenvatten-functie om een duidelijk overzicht te maken van gespreksonderwerpen, geuite zorgen en afgesproken acties.
  5. Deel met de familie indien gewenst
    Exporteer als PDF en mail naar ouders. Voeg zowel de samenvatting bij als, indien gewenst, de volledige transcriptie.
  6. Archiveer in het goedgekeurde systeem van je school
    Sla op op de aangewezen opslaglocatie van je school. Verwijder opnames volgens het dataretentiebeleid van je school.

Functies voor docenten

📝 Samenvattingen met één klik

AI genereert duidelijke samenvattingen die belangrijke gespreksonderwerpen, zorgen en acties benadrukken.

🔒 Volledige privacy

Alle verwerking op je apparaat. Geen leerling- of familiegegevens raken ooit externe servers.

📄 Professionele PDFs

Exporteer nette documenten klaar om te delen met families of toe te voegen aan leerlingendossiers.

🗂️ Georganiseerd archief

Sla alle gespreksnotities op in een doorzoekbare bibliotheek. Vind eerdere gesprekken direct terug.

🌍 Meertalige ondersteuning

Transcribeer en vertaal voor families die andere talen spreken. Beschikbaar in 34 talen.

⚡ Snelle bewerking

Genereer samenvattingen direct na gesprekken – stuur naar ouders dezelfde avond nog.

Nederlandse wetgeving

Opnamerecht: In Nederland mag je een gesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt. Het is echter professioneel en ethisch om altijd toestemming te vragen, vooral bij oudergesprekken.
AVG en leerlinggegevens: Persoonsgegevens van leerlingen en ouders zijn extra beschermd. Aangezien Transkript alle gegevens lokaal verwerkt, is geen verwerkersovereenkomst vereist. Respecteer wel de documentatieverplichtingen van je school.
Schoolbeleid: Bespreek met je schoolleiding voordat je Transkript gebruikt voor oudergesprekken. Sommige scholen hebben specifiek beleid over opnemen, gegevensopslag en documentatie.
Gevoelige onderwerpen: Bij gesprekken over kinderbescherming, disciplinaire maatregelen of juridische zaken, raadpleeg je schoolleiding. Sommige gesprekken kunnen formele documentatieprocedures vereisen.
Bewaartermijnen: Volg het bewaartermijnbeleid van je school. Verwijder opnames en transcripties wanneer ze niet meer nodig zijn. Bewaar gevoelige leerlinggegevens nooit langer dan vereist.
⚠️ Publicatierisico (Recht op Privacy)

Hoewel het opnemen van een gesprek waaraan je deelneemt legaal is, kan het doorgeven of publiceren van de opname (of het transcript) zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken ouders of leerlingen een ernstige inbreuk vormen op hun Recht op Privacy (Art. 8 EVRM). Dit kan leiden tot civiele vorderingen (schadevergoeding, verbod), zelfs als de AVG-regels zijn nageleefd.

→ Deel opnames alleen met de direct betrokkenen en met hun toestemming.

Kader van de Zorgplicht: Als docent handel je niet als privépersoon, maar binnen de context van je aanstelling en de zorgplicht van de school. Alle documentatie, inclusief opnames, moet in overeenstemming zijn met deze zorgplicht ten opzichte van leerlingen en ouders. De opname mag nooit dienen om leerlingen of ouders schade te berokkenen, maar moet het doel dienen van correcte, professionele documentatie – en daarmee het belang van het kind.

⭐ Het belang van het kind staat altijd voorop

Bij elke vorm van gespreksdocumentatie moet het belang van het kind de leidraad zijn. Documentatie dient een enkel doel: een correcte, zorgvuldige en professionele samenwerking mogelijk maken tussen school en ouders — in het voordeel van het kind.

Daarom geldt:

  • Een opname mag nooit gebruikt worden om een kind te beschuldigen, te disciplineren of onder druk te zetten.
  • Documentatie is bedoeld om misverstanden te voorkomen, niet om bewijs te verzamelen tegen een kind.
  • Ouders hebben altijd het recht onjuistheden te corrigeren; dit is onderdeel van zorgvuldige dossiervorming.
  • De docent blijft verantwoordelijk voor een evenwichtige, feitelijke en vriendelijke weergave.
Art. 8 EVRM: Het recht van het kind op bescherming van zijn privéleven staat centraal. Professionele documentatie ondersteunt dit recht — mits zorgvuldig gebruikt.

⚠️ Wanneer je niet mag of niet moet opnemen

Hoewel het opnemen van gesprekken waaraan je zelf deelneemt in Nederland legaal is, zijn er situaties waarin het niet is toegestaan of juridisch risicovol is om een audio-opname te maken.

Neem géén gesprekken op bij:
  • Meldingen of vermoedens van mishandeling of verwaarlozing Deze gesprekken vallen onder een strikt stappenplan; documentatie gebeurt via de interne route Melden & Overleggen.
  • Gesprekken in het kader van Veilig Thuis Alleen formele, schriftelijke vastlegging is toegestaan.
  • Klachtgesprekken of geschillenprocedures met ouders Opname kan juridische escalatie veroorzaken en is vaak expliciet verboden.
  • Disciplinair onderzoek of incidentgesprekken Deze hebben formele rapportage-eisen; audio-opnames passen daar niet in.
  • Gesprekken waarin directie of IB aangeeft dat opnemen niet gewenst is Schoolbeleid gaat altijd voor.
  • Situaties met mogelijke juridische consequenties voor de school Altijd directie/IB raadplegen.
Bij twijfel: Neem niet op en maak schriftelijke notities.

📋 Rechten van ouders: opname ontvangen of verwijderen

De opname en samenvatting zijn géén eigendom van de ouders — maar zij hebben wel inzagerecht in informatie over hun kind.

Ouders weigeren opname → Respecteer dit direct. Maak handgeschreven notities.
Ouders willen de opname ontvangen → Dit mag alleen als het schoolbeleid dit toestaat. Veel scholen verbieden dit. In dat geval: "Vanwege ons schoolbeleid kan ik de opname niet delen, maar ik maak graag een duidelijke schriftelijke samenvatting die u kunt controleren."
Ouders willen de opname verwijderen → Verwijder deze onmiddellijk (indien niet verplicht te bewaren volgens schoolbeleid).
Ouders willen fouten corrigeren → Pas uitsluitend de samenvatting aan. De originele opname wordt niet inhoudelijk bewerkt.

👦 Recht op inzage voor leerlingen

Kinderen hebben, afhankelijk van hun leeftijd en situatie, zelf recht op toegang tot gegevens die over hen worden bijgehouden.

  • Vanaf ca. 12 jaar hebben veel leerlingen recht om mee te lezen met documentatie die hen betreft.
  • Minderjarigen onder 12 kunnen inzage krijgen via de ouders.
  • Leerlingen vanaf 16 jaar hebben bijna altijd zelfstandig inzagerecht.
Transkript helpt hierbij: Gespreksverslagen zijn duidelijk, feitelijk en overzichtelijk. Documentatie ondersteunt het recht van het kind op duidelijkheid, transparantie en correcte begeleiding.

🗑️ Bewaartermijnen & veilige verwijdering

Niet elke school heeft formeel bewaarbeleid — dat zorgt in de praktijk voor onzekerheid. Daarom gelden deze veilige richtlijnen:

Opnames: Zo snel mogelijk verwijderen na het maken van de samenvatting, tenzij schoolbeleid anders voorschrijft.
Samenvattingen en transcripties: Worden bewaard in het leerlingdossier gedurende de door de school vastgestelde termijn (meestal gedurende de schoolloopbaan + 2 jaar).
Gevoelige of traumarelevante informatie: Altijd korter bewaren en met extra zorgvuldigheid behandelen.
Staat er niets in het schoolbeleid? Gebruik de kortste veilige termijn: opname direct verwijderen, samenvatting bewaren volgens dossierregels.

⚖️ Voorkom selectieve of eenzijdige verslaglegging

Selectieve citaten, parafraseren of gefilterde interpretaties kunnen leiden tot misverstanden met ouders, juridische conflicten, onvolledige dossiervorming en schending van het belang van het kind.

Baseer je samenvatting op de volledige opname. Noteer feiten vóór interpretaties. Vermeld duidelijk wat besproken is, wat zorgen zijn en wat acties zijn.
Vermijd subjectieve kwalificaties zoals "ouder was boos" of "kind gedraagt zich slecht" zonder context en feitelijke onderbouwing. Professionele documentatie is altijd neutraal, feitelijk en volledig.

🤝 Transparantie & fair play richting ouders

Controle door ouders hoort erbij. Een goede praktijk:

  • Deel de samenvatting standaard.
  • Vraag ouders om eventuele correcties of aanvullingen.
  • Sluit de definitieve versie pas af na bevestiging of na een redelijke termijn.
Aanbevolen formulering:

"Ik stuur u de samenvatting zodat u kunt controleren of deze juist is. Laat het gerust weten als u aanvullingen of correcties heeft."

Dit bevordert: vertrouwen, samenwerking, zorgvuldige dossiervorming en bescherming van het kind tegen miscommunicatie.

Best practices

Transparantie bouwt vertrouwen: Ouders waarderen het om precies te weten wat er gedocumenteerd wordt. Bied aan alles te delen – dit toont professionaliteit en bouwt vertrouwen op.
Focus op het gesprek: Opnemen bevrijdt je om volledig aanwezig te zijn. Houd oogcontact, luister actief en betrek je op een betekenisvolle manier in plaats van notities te krabbelen.
Samenvattingen dezelfde dag: Stuur de samenvatting dezelfde avond nog terwijl het gesprek vers in ieders geheugen zit. Ouders waarderen de snelle opvolging.
Controleer voor delen: Lees altijd de transcriptie en samenvatting door voordat je deelt. Corrigeer fouten of gevoelige details die niet op schrift zouden moeten staan.
Anderstalige gezinnen: Voor gezinnen waarvan Nederlands niet de moedertaal is, kan de vertaalfunctie helpen. Transcribeer in de gesproken taal en vertaal dan naar de moedertaal van het gezin.

🛡️ Operationele veiligheid & datahygiëne

Extra maatregelen voor de bescherming van gevoelige leerlinggegevens:

Apparaatbeveiliging is cruciaal: Zorg ervoor dat het apparaat waarop je opneemt (telefoon, tablet) altijd is beveiligd met een sterk wachtwoord of biometrische vergrendeling (Face ID/Touch ID). Aangezien Transkript alle gegevens lokaal verwerkt, vormt het verlies of de diefstal van een onbeveiligd apparaat een ernstig datalek.
Stel herinneringen in voor het wissen: Markeer in je agenda (of een andere herinneringstool) de datum waarop gevoelige opnames en transcripties volgens het schoolbeleid verwijderd moeten worden. Handmatige archivering en verwijdering is essentieel bij lokale dataverwerking.
Gescheiden gebruik: Gebruik indien mogelijk een door de school goedgekeurd apparaat of zorg ervoor dat privé- en werkgegevens strikt gescheiden blijven. Dit vermindert het risico dat gevoelige schoolgegevens per ongeluk in privé-cloudback-ups terechtkomen.
Review de samenvatting direct na het gesprek: Laat samenvattingen niet te lang liggen. Controleer ze onmiddellijk, archiveer ze correct in het schoolsysteem, en verwijder de onbewerkte opname zo snel mogelijk – tenzij het beleid van de school vereist dat de opname zelf bewaard blijft.

❓ Veelgestelde vragen

Mag een ouder zelf het gesprek opnemen?

Ja, juridisch wel, maar het is professioneel om dit vooraf te melden. De school mag wel beleidsregels hebben.

Moet de leerling toestemming geven?

Bij oudergesprekken is oudertoestemming leidend, maar vanaf ±12 jaar hoort de mening van het kind meegewogen te worden.

Mag ik een opname in Magister uploaden?

Alleen als het schoolbeleid dit toestaat. Meestal: nee. Samenvattingen wel.

Mag ik Transkript gebruiken op mijn privételefoon?

Ja — mits het apparaat goed beveiligd is en opnames niet automatisch in privé-clouds terechtkomen.

Betere documentatie, betere communicatie

Download Transkript gratis en maak professionele gespreksverslagen.

Gratis downloaden

Andere toepassingen

🎙️ Podcasters 📰 Journalisten 🎓 Studenten 💼 Zakelijk 👂 Toegankelijkheid