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Professionelle Gesprächsdokumentation

Erstelle genaue Protokolle von Elterngesprächen – mit Einwilligung

Warum Lehrkräfte Transkript nutzen

Elternsprechtage und Beratungsgespräche sind wichtig, verschwimmen aber oft in der Erinnerung nach einem langen Abend mit vielen Gesprächen hintereinander. Wichtige Details, vereinbarte Maßnahmen und spezifische Anliegen können vergessen oder falsch erinnert werden.

Transkript hilft dir, genaue und professionelle Dokumentation dieser wichtigen Gespräche zu erstellen – natürlich nur mit ordnungsgemäßer Einwilligung. Alles bleibt auf deinem Gerät und schützt so die Privatsphäre von dir und den Familien.

⚠️ Einwilligung ist unerlässlich

Nimm niemals ohne ausdrückliche Erlaubnis auf. Vor jedem Gespräch:

  • Frage die Eltern direkt: „Wäre es in Ordnung, wenn ich unser Gespräch aufzeichne, um genaue Notizen erstellen zu können?"
  • Erkläre den Zweck: „Ich transkribiere es, um eine Zusammenfassung unseres Gesprächs zu erstellen"
  • Biete an zu teilen: „Ich sende Ihnen gerne sowohl die Aufnahme als auch die Zusammenfassung danach zu"
  • Respektiere eine Ablehnung: Wenn sie ablehnen, mache stattdessen handschriftliche Notizen
  • Lösche auf Anfrage: Entferne Aufnahmen sofort, wenn darum gebeten wird

Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Hole vor Gesprächsbeginn die ausdrückliche Einwilligung ein
    „Ich würde gerne unser Gespräch aufzeichnen, um genaue Notizen erstellen zu können. Wäre das in Ordnung für Sie? Ich sende Ihnen die Zusammenfassung danach zu."
  2. Nimm mit Sprachmemos auf
    Lege dein Handy auf den Tisch. Die sichtbare Aufnahme hilft, die Transparenz während des gesamten Gesprächs aufrechtzuerhalten.
  3. Nach dem Gespräch: Teile mit Transkript
    In Sprachmemos tippe auf Teilen → Transkript. Alles wird auf deinem Gerät verarbeitet – kein Cloud-Upload.
  4. Generiere eine professionelle Zusammenfassung
    Nutze die Zusammenfassen-Funktion um einen klaren Überblick über Gesprächspunkte, angesprochene Anliegen und vereinbarte Maßnahmen zu erstellen.
  5. Teile mit der Familie wenn gewünscht
    Exportiere als PDF und sende per E-Mail an die Eltern. Füge sowohl die Zusammenfassung als auch, falls gewünscht, das vollständige Transkript bei.
  6. Archiviere im genehmigten Schulsystem
    Speichere am vorgesehenen Speicherort deiner Schule. Lösche Aufnahmen gemäß der Datenschutzrichtlinie deiner Schule.

Funktionen für Pädagogen

📝 Ein-Klick-Zusammenfassungen

KI generiert klare Zusammenfassungen mit wichtigen Gesprächspunkten, Anliegen und Maßnahmen.

🔒 Vollständiger Datenschutz

Alle Verarbeitung auf deinem Gerät. Keine Schüler- oder Familiendaten berühren jemals externe Server.

📄 Professionelle PDFs

Exportiere polierte Dokumente, bereit zum Teilen mit Familien oder zur Ablage in Schülerakten.

🗂️ Organisiertes Archiv

Speichere alle Gesprächsnotizen in einer durchsuchbaren Bibliothek. Finde vergangene Gespräche sofort.

🌍 Mehrsprachige Unterstützung

Transkribiere und übersetze für Familien, die andere Sprachen sprechen. Verfügbar in 34 Sprachen.

⚡ Schnelle Bearbeitung

Generiere Zusammenfassungen sofort nach Gesprächen – sende sie den Eltern noch am selben Abend.

Rechtliche Hinweise für Deutschland

§ 201 StGB – Vertraulichkeit des Wortes: In Deutschland ist die unbefugte Aufzeichnung von Gesprächen strafbar. Das Aufnehmen ohne Einwilligung kann mit Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren bestraft werden. Hole IMMER die ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten ein.
DSGVO/BDSG: Personenbezogene Daten von Schülern und Eltern sind besonders schützenswert. Da Transkript alle Daten lokal verarbeitet, ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Beachte dennoch die Dokumentationspflichten deiner Schule.
Schulrichtlinien: Bevor du Transkript für Elterngespräche verwendest, sprich mit deiner Schulleitung. Manche Schulen haben spezifische Richtlinien zur Aufzeichnung, Datenspeicherung und Dokumentation.
Sensible Themen: Bei Gesprächen zu Kinderschutz, Disziplinarmaßnahmen oder rechtlichen Angelegenheiten konsultiere die Schulleitung. Manche Gespräche erfordern möglicherweise formelle Dokumentationsverfahren.
Aufbewahrungsfristen: Beachte die Aufbewahrungsfristen deiner Schule. Lösche Aufnahmen und Transkripte, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Bewahre sensible Schülerdaten niemals länger als erforderlich auf.

Best Practices

Transparenz schafft Vertrauen: Eltern schätzen es zu wissen, was genau dokumentiert wird. Biete an, alles zu teilen – das zeigt Professionalität und baut Vertrauen auf.
Konzentriere dich auf das Gespräch: Das Aufnehmen befreit dich, voll präsent zu sein. Halte Augenkontakt, höre aktiv zu und engagiere dich bedeutsam, anstatt Notizen zu kritzeln.
Zusammenfassungen am selben Tag: Sende die Zusammenfassung noch am selben Abend, solange das Gespräch allen frisch im Gedächtnis ist. Eltern schätzen die schnelle Nachbereitung.
Vor dem Teilen überprüfen: Lies das Transkript und die Zusammenfassung immer durch, bevor du sie teilst. Korrigiere eventuelle Fehler oder sensible Details, die nicht schriftlich festgehalten werden sollten.
Migrationshintergrund: Für Familien mit anderen Muttersprachen kann die Übersetzungsfunktion helfen. Transkribiere in der gesprochenen Sprache und übersetze dann in die Muttersprache der Familie.

Bessere Dokumentation, bessere Kommunikation

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